ادارة البرامج التدريبية في المؤسسات

 ما هي الإدارة؟ 

من المنظور المؤسسي أو التنظيمي فإن الإدارة هي إنجاز أهداف تنظيمية من خلال الأفراد وموارد أخرى. وبتعريف أكثر تفصيلا للإدارة يتضح أنها أيضا إنجاز الأهداف من خلال القيام بالمهمات الإدارية الخمسة الأساسية (التخطيط، تنظيم الجهود، التشغيل، التوجيه، الرقابة). 

مفهوم البرنامج: سلسلة الخطوات المطلوب القيام بها (توصيف المهمة أو النشاط) لأداء عمل معين.

المهمات الادارية الخمسة:وهي: التخطيط ، تنظيم الجهود ، التشغيل ، التوجيه، الرقابة

1-التخطيط: هذه المهمة الإدارية التنظيمية تهتم بتوقع المستقبل، ووضع الأهداف والمخططات، وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية. 

2-تنظيم الجهود:  تعرف مهمة (تنظيم الجهود) على أنها المهمة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.

3-التشغيل : يهتم باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب  في المنظمة وتقييم الأداء والعقوبات. 

4-التوجيه:  إرشاد وتحفيز الأعضاء والكوادر باتجاه أهداف المنظمة (وهي مهمات القيادة مع الاتصالات والمتابعة).

5-الرقابة: المهمة الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة واعضائها، وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا. 

أصول ((فايول)) للإدارة

هنري فايول (1841 – 1925) مؤلف كتاب “النظرية الكلاسيكية للإدارة”، عرّف المهمات الأساسية الخمسة للإدارة (التخطيط، تنظيم الجهود، التشغيل، التوجيه، الرقابة). وطوّر الأصول الأساسية الأربعة عشر للإدارة والتي تتضمن كل المهام الإدارية.

كقائد أو مشرف أو مدير،  سيكون عملك عبارة عن مباشرة تنفيذ المهمات  التنظيمية.

 أشعر أنه من المناسب تماما مراجعة الأصول الأربعة عشر للإدارة الآن. استخدام هذه الأصول الإدارية (الإشرافية-القيادية) سيساعدك لتكون قائدا أو مشرفا ( الاشراف = المستوى العلوي من القيادة) أكثر فعالية وكفاءة. هذه الأصول تعرف بـ “أصول الإدارة” وهي ملائمة للتطبيق على مستويات القيادة أو الإدارة الدنيا والوسطى والعليا على حد سواء.

       وفيما يلي أصول الإدارة لفايول في تقارب الفهم للعمل التنظيمي: 

الأصول العامة للإدارة عند هينري فايول: 

1. تقسيم العمل: التخصص يتيح للعاملين والمسؤولين كسب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات. وبالتالي نحصل على فعالية أكثر في العمل بنفس الجهد المبذول.

2. السلطة: إن إعطاء الأوامر والصلاحيات الصحيحة هي جوهر السلطة. والسلطة متأصلة في الأشخاص والمناصب فلا يمكن تصورها كجزء من المسؤولية.

3. الفهم: تشمل الطاعة والتطبيق والقناعة (والالتزام) والسلوك والعلامات الخارجية ذات الصلة بين صاحب العمل والعاملين. هذا العنصر مهم جدا في أي عمل، من غيره لا يمكن لأي مشروع أن ينجح، وهذا هو دور القادة.

4. وحدة مصدر الأوامر: يجب أن يتلقى العاملين أوامرهم من  قائد او مسؤول واحد فقط. بشكل عام يعتبر وجود مشرف أو قائد واحد أفضل من الازدواجية في الأوامر.

5. يد واحدة وخطة عمل واحدة: قائد او مسؤول واحد بمجموعة من الأهداف يجب أن يدير مجموعة من الفعاليات لها نفس الأهداف.

6. إخضاع الاهتمامات الفردية للاهتمامات العامة: إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن لا يطغى على اهتمامات المنظمة.

7. مكافآت العاملين : قيمة المكافآت المدفوعة يجب أن تكون مرضية لكل من الموظفين وصاحب العمل. ومستوى الدفع يعتمد على قيمة الموظفين بالنسبة للمنظمة. وتحلل هذه القيمة لعدة عوامل مثل: تكاليف الحياة، توفر الموظفين في المؤسسات الربحية ، والظروف العامة للعمل .لا مكافآت مادية بالطبع في التنظيمات السياسية بل على العكس فإنه من واجبات الأعضاء تسديد اشتراكاتهم الدورية للتنظيم، حيث الانتماء طوعي ولتحقيق الأهداف . والمكافأة في التنظيم هي تحقيق الأهداف والانجازات ، وتحقيق النصر.

8. الموازنة بين تقليل وزيادة الاهتمامات الفردية: هنالك إجراءات من شأنها تقليل الاهتمامات الفردية. بينما تقوم إجراءات أخرى بزيادتها. في كل الحالات يجب الموازنة بين هذين الأمرين.

9. قنوات الاتصال: السلسلة الرسمية (التسلسل التنظيمي في فتح من الخلية فالشعبة فالمنطقة فالاقليم) من المستوى الأعلى للأدنى “تسمى الخطوط الرسمية للأوامر”. والمسؤولين-أمناء السر هم حلقات الوصل في هذه السلسلة. فعليهم الاتصال من خلال القنوات الموجودة فيها. وبالإمكان تجاوز هذه القنوات فقط عندما توجد حاجة حقيقة للقيادة العليا حسب النظام لتجاوزها وتتم الموافقة بينهم على ذلك.

10. الأوامر: الهدف من الأوامر هو تفادي الهدر والخسائر.

11. العدالة: المراعاة والإنصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع الأشخاص في السلطة.

12. استقرار الأعضاء: يقصد بالاستقرار في التنظيم السياسي هو الحفاظ على حقوق العضوية.

13. روح المبادرة: يجب أن يسمح للعاملين بالتعبير بحرية عن مقترحاتهم وآرائهم وأفكارهم على كافة المستويات. فالمسئول القادر على إتاحة هذه الفرصة للأعضاء (عبر الاجتماع التنظيمي الدوري والتقرير وتنفيذ التكليفات) أفضل بكثير من المسؤول غير القادر على ذلك.

14. إضفاء روح التآلف للمجموعة: في الوحدات (الأطر) التي بها شدة فإن على المدراء تعزيز روح الألفة والمرح والترابط بين العاملين ومنع أي أمر يعيق هذا التآلف، (وهو ما نسميه في فتح قانون المحبة. )

ولاستكمال مطالعة ملف بكر أبوبكر حول ادارة العملية التدريبية في المؤسسات مراجعة رابطه على التالي