موقع الكاتب والأديب بكر أبوبكر

التدريب (التكوين) الإداري والتنظيمي 3

 

22-القواعد العامة والانضباط في الدورات (نظام الدورة) .

        1.         يمنع إدخال المأكولات و المشروبات و التدخين في القاعة.

       2.         يمنع إدخال الهواتف الخلوية ، ( أو تغلق تماماً حال دخول القاعة).

       3.         غياب أي عضو مشارك في الدورة عن محاضرتين يعني شطب اسم المشارك من الدورة تلقائياً من قبل اللجنة المنظمة ، ودون مراجعة .

       4.         ضرورة التزام المحاضرين والمشاركين بالوقت المحدد لحضور المحاضرات والفعاليات.

       5.         التزام المحاضرين والمشاركين بالمدة الزمنية المقررة لكل محاضرة مع الاستفسارات والنقاش (لا تتجاوز ساعة ونصف غالبا ).

       6.         التزام مدير الجلسة بضبط الوقت، وضبط النظام وتواصل المشاركين في القاعة مع المحاضر، والتزام الجميع بحسن الإصغاء ، و آداب الحوار دون إساءة أو استخدام ألفاظ غير مقبولة .

       7.          من المرغوب قيام المشاركين بتدوين ملخصات عن المحاضرات ، وتدوين ملاحظاتهم بما يمكنهم الاستفادة منها في الأقاليم .

       8.          ستقوم اللجنة المنظمة باختيار أخوة/أخوات من الكوادر المشاركة لإدارة الجلسات الصباحية والمسائية ، ولتنشيط حفل الافتتاح والاختتام ، ويختارون من بينهم ممثلا يلقي كلمة المشاركين في الحفل الختامي .

       9.         لأي عضو مشارك  الإشارة لأي ملاحظة انضباطية خاصة فقط لمسؤول اللجنة المنظمة للدورة.

     10.       في حالة عدم الشعور بالراحة لأي سبب إبلاغ اللجنة المنظمة .

     11.       قيمة المكالمات حتى المحلية من الفندق ، والغسيل وكي الملابس ، وخدمة الغرف ، وأي إضافات أخرى على حساب الشخص.

     12.       عدم إدخال أي مواد غير مسموح بها إطلاقا إلى الغرف، والانضباط لقاعدة الحفاظ على الهدوء واحترام الآخرين والمكان.

     13.       أي خروج حاد واضح عن نظام الدورة ، وحسن التعامل والتواصل بين المشاركين و المحاضرين أو مع اللجنة المنظمة أو مع إدارة الفندق قد يؤدي لإنهاء مشاركة العضو في الدورة .

     14.       يتم تحديد درجة الرضا عن كل محاضرة (ورقة التقييم المباشر) مع الاقتراحات مباشرة وبشكل مكتوب ، وسيتمكن المشاركون من التقييم النهائي في ختام الدورة ، ولأي مقترحات أو توصيات أو انتقادات يرجى تقديمها مكتوبة للّجنة المنظمة .

23-اللجنة المنظمة ( عمل اللجان  = فرق العمل )

       في حالة الدورات الكبرى والواسعة من الممكن أن ينبثق عن اللجنة المنظمة  للدورة المركزية (أو عن مدرسة/معهد الكوادر) فرق عمل  ، أو تكليفا ت للأعضاء تتضمن التنفيذ الأمين للمهمات التفصيلية التالية :    

 اللجنة  أو الفريق (أ) : والمختصة بالاستقبال والانضباط والمواصلات والإقامة  .    

       1)         تقوم بالتثبت من وصول الأعضاء المشاركين ، والحصول على أسمائهم ، وأرقام هوياتهم ، وعناوينهم ضمن استمارة المشاركة ، ومقارنتها مع الاستمارة المرسلة من لجنة الإقليم ، وتسليمهم الملف والنشرات وبطاقة الدورة ( الباجات) التي تعلق على الصدر.

       2)         تقوم لجنة الاستقبال بتحديد غرفة لكل اثنين مع الإشارة الواضحة  لنظام الدورة المتضمن : إن الدورة مسؤولة فقط عن دفع أثمان 3 وجبات واستراحة القهوة (لن يتم دفع أثمان أي مكالمات ولو محلية، ولا أثمان خدمة الغرف، الكوي أو الغسيل....الخ) 

       3)         تقوم اللجنة بتسجيل الحضور والغياب قبل كل محاضرة .

       4)         تقوم لجنة الاستقبال بدفع أثمان مواصلات الأعضاء حين الحضور ، بمبلغ مقطوع للحضور والعودة .

       5)         التنسيق مع إدارة الفندق في كل ما يتعلق بالقوانين والنزلاء أعضاء الدورة.

       6)         تسليم نشرة نظام الدورة .

 اللجنة (ب) والخاصة بالإعلام .

       1.         تقوم اللجنة الإعلامية بمهمات تسلّم نسخ المحاضرات ( والقرص المرن ) من المحاضرين وتوثيقها لإصدارها لاحقاً في كتاب.

       2.         تقوم اللجنة الإعلامية بتنسيق التصوير التلفزيوني والإذاعي ومع الصحافة المحلية والخارجية.

       3.         تقوم اللجنة الإعلامية بتغطية يومية للدورة.

       4.         تقوم بإنجاز (ملف الدورة) ونشرة تعريفية صغيرة ، والباجات.

       5.         تقوم بشراء القرطاسية (دفاتر، اقلام، متطلبات المحاضرات والمحاضرين...).

       6.         تقوم بشراء ( الحاسوب والطابعة ، الفيديو بروجكتور، آلة تصوير …. ).

       7.          يكلف أحد أعضاء اللجنة بمهمة التصوير الشمسي = الفوتوغرافي

       8.         يقوم أحد أعضاء اللجنة  بإنشاء موقع خاص بالدورات ، ثم بإدخال المواد الى الموقع في الشبكة العالمية ( الإنترنت )

       9.         تقوم بطباعة و بتصوير أوراق ال(تمارين) و ( ورشات العمل) .

     10.       طباعة وتصوير (استمارة الاشتراك)، (جدول الحضور)، (التقييم النهائي) ، برنامج الافتتاح وبرنامج الاختتام ، وبرنامج الدورة ، ورقة نظام الدورة ، ورقة الحضور والغياب ، ورقة التقييم المباشر ( يراجع بند المطبوعات * ).

     11.        تقوم بتجهيز اليافطات التي ستعلق في القاعة ، وبكتابة الشعارات على لوحات للتعليق .

     12.       طباعة الشهادات ، وشهادات التقدير.

     13.       تقوم بطباعة وتوزيع وتفريغ = إنجاز التقييم المباشر لكل محاضرة.

اللجنة (ج) لجنة متابعة المحاضرين:

       1.         متابعة وصولهم : الاتصال بهم للتأكيد قبل أسبوع ، وقبل يومين ثم قبل يوم من محاضرتهم ،

       2.          الاستفهام منهم هاتفياً أو شخصياً عن الأدوات المطلوبة لمحاضرتهم لتوفيرها.

       3.         استقبالهم وتوضيح الوقت الممنوح لهم  في المحاضرة ، إن لم يتم ذلك مسبقا.

       4.         أخذ عناوينهم البريدية  إن لم يتم ذلك مسبقا .

       5.         استلام نسخة مطبوعة عن محاضرتهم، وأخرى على قرص حاسوب مرن .

       6.         وداعهم وشكرهم وإعلامهم بأنهم سيستلمون نسخة من الكتاب الصادر عن الدورة .

       7.         طباعة (كتاب شكر) لكل محاضر وإرساله عبر الفاكس ،أو البريد الإلكتروني .

       8.         تقوم بتحديد مدير الجلسة الصباحية والجلسة المسائية ومدير الافتتاح والاختتام .

       9.          متابعة طباعة كتاب الدورة ( المواد والتنسيق والغلاف …) في المطبعة .

اللجنة (د) المالية :

ومهمتها الرئيسية التزويد بالمال للجان الأخرى ، و متابعة ورقابة جميع المصاريف وبالتنسيق مع دائرة المالية أو وزارة المالية و الاستيثاق بدقة من وجوه الصرف وتوفر جميع الفواتير المكتملة والدقيقة  من مصادرها ، وعدم الإقدام على أي خطوة إلا بتوفر السيولة المالية ، والاحتفاظ بملف دقيق بالفواتير وجميع المصروفات بحسب البنود المقرة .

·        المطبوعات :

1-استمارة مشارك، 2-استمارة الرضا اليومي ( التقييم المباشر) ، 3-الباجات، 4-استمارة التقييم النهائي، 5-برنامج الافتتاح ، 6-برنامج الاختتام ، 7-جدول الدورة ، 8-دراسة (حركة فتح 1957-2003 من 11 صفحة) ، 9-ورقة آلية عمل اللجان على عدد أعضاء اللجان ، 10-ورقة ترحيب مع القسم الحركي، 11-مطوية(بروشور) الدورات في حركة فتح ، 12-ملصق شعار حركة فتح ، 13-ملفات جلدية عليها شعار الحركة بعدد أعضاء الدورة والمحاضرين واللجنة التنظيمية والضيوف ، 14-يافطة كبيرة مكتوب عليها اسم الدورة وفتح والتاريخ والمكان ، 15-شهادات المشاركين ، 16-شهادات تقدير للمحاضرين، 17-كتب شكر للمحاضرين واللجنة المنظمة وللجان الأقاليم ، 18-ولبعض الضيوف والجهات ، 19-كتب دعوة للأقاليم ، 20-درع للرئيس وآخر للمفوض .

 ** ملف الدورة ( يسلم أول يوم أو ثاني يوم ) ويتضمن :

1-    ملف جلدي، 2- دفتر أصفر ، 3- قلم حبر ، 4-ورقة نظام الدورة ، 5-ورقة الترحيب والقسم ، 6-جدول الدورة ،7- دراسة فتح 1957-2003 ، 8-برنامج الافتتاح ، 9- مطوية (بروشور) الدورات في حركة فتح ، 10- ملصق شعار حركة فتح .

*** وفي حفل الاختتام يتم تسليم شهادات المشاركين وشهادات تقدير ، ودرع للمفوض ودرع للرئيس ، ودرع لأكثر المشاركين تجاوبا ، وورقة برنامج حفل الاختتام ، أما عقب انتهاء الدورة والعودة فيتوقع تواصل الأقاليم ، كما يتم إرسال نسخة من كتاب الدورة لكل مشترك ، وكتاب شكر للأقاليم . 

       أما في الدورات المتواصلة /المنتظمة /المحدودة الأعداد التي قد يقيمها مكتب التعبئة أو المعهد أو أي من لجان الأقاليم أو الأطر الأخرى بالتعاون مع لجنة التدريب التنظيمي، فتقوم لجنة واحدة بالكثير مما هو موزع على عدة لجان -ثم التعرض لها تفصيلا أعلاه للإفادة-  وتستدعي جهود أقل وميزانية قليلة، وقد يطلب من الأعضاء المساهمة في تغطية تكاليف الدورات مما يجب أن يكون سمة الحركة .

 24-مواضيع الدورات :

        تصاغ المواضيع فى الدورات وفق الاحتياجات التي يتم تدارسها مع الجهة المعنية (  أي إطار حركي معني .) والتي وبحسب كل خطة موضوعة تنطلق من العناوين الرئيسية التالية :

       الفكر والمفاهيم،السياسة والمجتمع ،القضية الفلسطينية ،إسرائيل والحركة الصهيونية ، العلوم الإدارية ،العلوم النفسية والاجتماعية،القيم والأخلاق ،العمل السياسي والتربوي ،العمل التنظيمي فى إطار مؤسسات المجتمع المدني ، العمل الجماهيري ، القدرات الذاتية والجماعية .