القيادة والعمل بروح الفريق 4
القيادة والعمل بروح الفريق 4
الاجتماع الناجح :
من المناسب التذكر ان 80% من نجاح الاجتماع يتحدد قبل انعقاده، فوضع جدول الأعمال هو مكون رئيس، لانه يؤكد على معرفة المشاركين مسبقا بمواضيع او موضوع الاجتماع.
ان التفكير فيمن يتوجب عليه الحضور للاجتماع (إذا كان الإطار غير دائم كأطر التنظيمات) يساهم كثيرا في إنجاح الاجتماع، فالمشارك المعني يسهل التوافق على الأمور.
إن توفير الأجواء المريحة، يركز الذهن على موضوع الاجتماع فضلا عن تخصيص الأوقات الملائمة لكل موضوع يعني وجود خطة لتوفير إطار عام للاجتماع.
إن ضرورة تقسيم الوقت على بنود الاجتماع مع إمكانية التعديل مع سير الاجتماع على شرط الالتزام بالمدة الإجمالية يعتبر شرطا هاما … فمثلا:
البند الاول: 10 دقائق.
البند الثاني: 15 دقيقة.
البند الثالث: 20 دقيقة… وهكذا.
إنه من المهم التأكد أن كل من الهدف من الاجتماع، مدته، مواضيعه، المشاركين فيه واضحة للجميع… وكذلك آلية اتخاذ التوصيات أو القرارات وموعد الاجتماع اللاحق.
الحرص على الحفاظ على وتيرة محفزة للنقاش أو مرنة يتم فيها تقبل الرأي والرأي الآخر، واحترام الحضور لبعضهم البعض، وانضباطهم لدورهم في النقاش وللوقت وللمسؤول ولجدول الاعمال وبما يحافظ على الأخلاق في الجلسة.
التعامل بحرص وحزم مع السلوك الاضطرابي او محاولة حرف هدف الاجتماع.
التعامل مع السلوك الاضطرابي والانحرافي عن الهدف في الاجتماع
إعلان المسؤول بشكل واضح أن التهجمات الشخصية غير مقبولة كالقول (لقد أصبتني بالخيبة من جراء لهجتك العنيفة في الاجتماع..).
مواجهة الخلافات بطلب اقتراحات بناءة كالقول (يا مسعود ما رأيك في حل المشكلة المطروحة.. أعطنا بدائلك).
تحريك الأمور للأمام حال حصول جدل عنيف .. كالقول (أنا اقدر مشاعرك القوية تجاه هذه الحادثة ولكن علينا استكمال الجلسة..).
تذكير المشاركين بأهداف الاجتماع، أو إعطاء تعليق لطيف وبنية حسنة تخفيفا للاحتقان أو التوتر وانحراف الأمور عن مسارها.
ورغم أن السلوك الاضطرابي قد يحصل عند التبادل للكلام خارج المألوف مما قد يؤدي لتصادم يضطر فيه المسؤول للتعامل معه وفق ما سبق، فان هناك ممن يقومون بالحديث باستطراد في الاجتماع، أو يقومون باللف والدوران حول نفس النقطة أو حرف الحديث عن مساره… ورغم أن هذا الوضع يعتبر أقل صعوبة من وضع السلوك الاضطرابي. إلا انه أكثر إجهادا. وهنا تلعب البراعة والمهارة والدبلوماسية دورا هاما في إعادة الإمساك بزمام الاجتماع ، وعلى أمين السر أو الرئيس أو المنسق أو المسؤول في الاجتماع أن يدرك أساليب الاستطراد أو الانحراف أو الدوران ويعالجها والتي من أبرزها:
المبالغة في إبراز الصعوبات: فلدى البعض ممن لم يتشربوا بعد روح الفريق هواية إبراز المشاكل والعوائق والنقاط السلبية "لا يمكننا فعل ذلك لان.."، و "هذا مستحيل"، "لقد جربنا هذا الأسلوب في الماضي ولم ينجح.." وهنا يكون دور المسؤول طلب أسباب محددة للنقاط التي يبرزها مثيرو المشاكل، ومنعهم من إقحام الآخرين في هذا النقاش.
الاعتراضات الدائمة (السيد لا): فهناك بعض الأشخاص يتدخلون في كل نقطة تثار في الاجتماع لذلك يجب على المدير أن يدع هؤلاء يعبرون عن وجهة نظرهم مرة واحدة، ثم تذكيرهم لاحقا بأنه قد سبق وعبروا عن وجهة نظرهم مما يمنعهم من تكرار أنفسهم.
ج- الانحراف عن موضوع النقاش: بحيث يحاول البعض تحويل النقاش لمواضيع غير ذات صلة بالنقاش، وقد يحصل ذلك دون وعي أو قصد، لذلك يجب على أمين السر/ المسؤول توضيح هذا الانحراف.
ولبلورة الاتفاق في الاجتماع فعلى أمين السر/ المسؤول ان يتبع التالي:
وضع النقاط التي تم الاتفاق عليها، وتحديد نقاط الخلاف.
توجيه الأسئلة منه للمشاركين لتدعيم الفهم.
الإعلان عن نتائج شبه نهائية.. "دعونا نراجع ما توصلنا إليه…" "أظن أن الجميع اتفقوا على كذا وكذا في البند الثالث..".
التأكد من وجود قبول عام للنتائج أو التوصيات أو القرارات "دعوني أتأكد من أن فهمنا واحد، وموافقون على …" او "هل لدى احد ما يضيفه لاغناء هذا البند قبل متابعة الاجتماع..".
تدوين ما اتفق عليه.
بعض أدوار الأشخاص في الاجتماعات
1- الموافق دائما (استثمره)
2- المخالف دائما (اسأله رأيه قبل استعراض الآراء الأخرى).
3- الاستعراضي (تعامل معه بالوقت/ الدور).
4- المشاغب (أجلسه بقربك.. كلفه بعمل..).
5- الثرثار (تعامل معه بالوقت/ الدور).
6- الخجول (جره للحديث عما يعرف..).
7- الناقد ( استثمره).
8- الموافق (المتعاون) (استثمره).
9- المتوتر (تجنب إثارته شخصيا).
10- مدير الجلسة ( ……..).
11- المولد للأفكار ( استثمره).
12- المطور للأفكار (استثمره).
تجنب اللاءات العشرة
لا ترفض الفكرة لمجرد انك ترى بها عيوبا – حدد العيوب وابحث لها عن حلول.
لا ترفض الفكرة لأنك لست صاحبها – كن موضوعيا ومتجردا.
لا ترفض الفكرة لأنك تراها مستحيلة – كل الاختراعات كانت مستحيلة قبل تحقيقها.
لا ترفض الفكرة لأنك كونت رأياً قاطعاً مسبقاً في الموضوع - من الأفضل تغيير القرارات في البر قبل الغرق في عرض البحر!
لا ترفض الفكرة لأنها تتعارض مع اللوائح والنظم – قد يكون من الأفضل أحيانا طرح تغيير اللوائح والنظم!
لا ترفض الفكرة لعدم وجود الإمكانيات البشرية والمادية – قد تستطيع تدبير الموارد اللازمة.
لا ترفض الفكرة لأنها قد تسبب خلافات او صراعات – التقدم والتجديد غالباً ما يصحبه بعض الصراع .. يمكن معالجته.
لا ترفض الفكرة لأنها لا تتفق مع أسلوبك في العمل – لست وحدك في المنظمة او المؤسسة أو الشركة أو فريق العمل (اللجنة).
لا ترفض الفكرة لأنها قد تفشل – النجاح ليس مؤكداً والفشل ليس نهائياً.
لا ترفض الفكرة من باب التواضع – نعم، قد تستطيع تحقيق ما يعجز الخبراء عن تحقيقه.
نظرية التفاعل في التنظيم للمفكر (وليام هوايت):
تدور الفكرة الأساسية لنظرية هوايت حول: أن التنظيم هو عبارة عن نظام للتفاعلات التي تتم بين الأفراد بداخله وهي تنشأ بحكم الاتصالات التي تتم بينهم، وهذا النظام يتأثر الى حد كبير بطرق وأساليب وإجراءات العمل الرسمية التي يفرضها التنظيم الرسمي على العاملين فيه وهي تلعب دوراً وتأثيراً كبيراً في نمط السلوك الفردي وعلاقته مع الآخرين. ولدراسة التنظيم يجب دراسة هذه التفاعلات، أي سلوك الأفراد بعضهم مع بعض، وما هو نظام الاتصال، وما هي نتيجته في شكل تأثير في سلوك الطرف الآخر.
ان تحليل طبيعة التفاعلات ومدى تأثيرها في العاملين يوضح لنا طبيعة العلاقات بين الأفراد على مختلف فئاتهم ومستوياتهم داخل التنظيم، ومدى التوافق، والانسجام بينهم، مما يساعد على تكوين جماعات عمل متناسقة وتحقيق الانسجام بين الوظائف المختلفة.
في ضوء التقديم السابق نجد ان نظرية (هوايت) تتكون من ثلاثة عناصر أساسية – تفيدنا في فهم عمل فريق العمل – هي:
الأنشطة: وتعبر عن جميع الاعمال والتصرفات التي يقوم بها الأفراد داخل التنظيم، وهي تمثل المهام المسندة لكل واحد منهم، وهذه التصرفات يمكن مشاهدتها ويمكن قياسها.
المشاعر: وتعبر عن مجموعة الدوافع والأحاسيس والصفات الشخصية والفكرية التي تكون جميعها موجودة لدى الفرد والتي بواسطتها يشعر ويدرك المحيط او البيئة المحيطة به.
الاتصالات: وتعبر عن عمليات الاتصال التي تتم بين الأفراد والتي تحدث داخل التنظيم ، وبالتالي فهي تحدث التفاعل بينهم كما تحدث تأثيراً متبادلاً في سلوكيات بعضهم البعض.
ويرى (هوايت) ان هذه العناصر الثلاثة ليست مستقلة عن بعضها البعض، بل هي متداخلة ويعتمد ويؤثر كل منها في الأخر، وبشكل منتظم وليس عشوائياً. فالعنصر الاول التفاعل بين الأفراد يتم بصورة منتظمة أي وفقاً لنمط منتظم، وكذلك العنصر الثاني (الأنشطة)، فإذا حدث تغيير في العنصر الاول وهو نمط التفاعل بين الأفراد فسيحدث ذلك تغييراً في أنماط الأنشطة والمشاعر، ومن ناحية اخرى إذا حدث تغيير في مشاعر الأفراد فان هذا سيحدث تأثيراً في العنصرين الباقيين، ويرى (هوايت) ان هذا النظام لا يمثل نظاماً مغلقاً بل هو نظام (مفتوح)، يتأثر بالمجتمع والبيئة، فلو حدث على سبيل المثال تغيير فيها، فلا شك ان هذا التغيير سيحدث تأثيراً في مكونات التنظيم الثلاثة.
التفاعل داخل فريق العمل
يعرف (التفاعل) بأنه ما يحدث عندما يتصل فردان او اكثر، ويحدث نتيجة لذلك تعديل السلوك. اما (الاتصال) فهو عملية ارسال وتلقي لمضمون رسالة من طرف أول إلى آخر عبر قناة اتصال وبهدف التأثير (إرجاع الأثر).. والتفاعل داخل الجماعات والمجتمع عامة من الممكن ان يتخذ أي من الأشكال التالية:
الصراع[1]: وفيه قد تتوجه الجهود للهدم او الإيذاء.
التنافس: في التنافس الإيجابي يحاول الفريقان الوصول للهدف أولا.
التعاون: وهو ما نبتغيه في عمل الفريق (اللجنة /الإطار) فهو يصف جهداً متناسقاً متصلاً بين فردين او اكثر.
المواءمة: فهي تشير الى إنهاء الصراع إما عن طريق الإخضاع والإذعان أو عبر إيجاد حد وسط.
ان التعاون في إطار الجماعة عامة تزيد من جاذبيتها وتماسكها، حيث يصعب ان تقوم جماعة وان تبقى إلا إذا كان هناك فهم مشترك بين أفرادها، واذا أدركوا عدداً كبيراً من الموضوعات من نفس المنظور، ويتحقق ذلك عن طريق مشاركتهم في تحديد الأهداف ورسم الخطط و إقامة المعايير التي يلتزمون بها في حدود معقولة.
مزايا العمل ضمن فريق
إحراز نتائج متميزة للفرد والفريق والمؤسسة.
تطوير الثقة والتفاني والفهم بين الأفراد.
إدراك مدى الطاقة المختزنة لدى الأفراد وبناء الثقة بينهم.
تطوير روح الفخر لدى الأفراد بسبب إنجازاتهم.
ممارسة نوع من الإثارة والفرح لكسبهم المعرفة من بعضهم بعضاً.
التعلم على العمل الجماعي بمتعة.
الفريق الفعال
- أهداف واضحة .
- إلتزام موحد .
- اتصالات جيدة .
- ثقة متبادلة
- قيادة مناسبة.
- دعم خارجي .
- دعم داخلي .
- مهارات تفاوض .
- مهارات ذات صلة.
ماذا أفعل ؟
في حال كنت تعمل ضمن فريق عمل في إطار لجنة من لجان التنظيم مثلا ( أو في مؤسسة ..) وطلب منكم تنظيم رحلة أو حفلة أو دورة أو لقاء مع مسؤول … ، ماذا تفعل كعضو ؟؟
أنفذ التكليفات ( بطاقة المهمة) : أنفذ التكليفات من إطاري أو لجنتي أو قيادتي .
أنضبط : انضبط للوائح والنظم ، وانضبط في معاملة الآخرين سلوكيا .
أتعاون : مع زملائي ، وزملائي في اللجان الأخرى ، ومع المجتمع المحلي ( المدني) .
أحضر الاجتماع بفعالية: أحضر اجتماعات اللجنة التي أنا عضو فيها ، واجتماعات اللجان الأخرى متى ما طلب مني .
أقدم التقارير : الشفوية والكتابية .
احتفظ بدفتر مواعيد : احترم الوقت ، وأنفذ تكليفاتي بمواعيدها ، والدفتر كي لا أنسى ، ولسهولة المتابعة
أتعلم : أفكر ، أتأمل ، أدرس ، أبدع ، أناقش بأدب ، أتقبل النقد ، عقليتي مفتوحة دوما .
تمرين (1) هل أنت سيد أعصابك؟
نحن جميعاً عصبيو المزاج إذا ما أخذنا بأقوال الاطباء، وفي هذا الكلام بعض الغلو، فالواقع ان قليلين هم الذين يمكن اعتبارهم في الحقيقة أسياد أعصابهم. فإلى أية درجة أنت سيد أعصابك؟ لتعرف ذلك اجب عن الأسئلة العشرين التالية بلا أو نعم، ولكن لا تعمد الى الغش. كن صريحاً تجاه نفسك!
الأسئلة:
أترتجف عندما يرن جرس التليفون؟
أتضرب الأرض برجليك وأنت تنتظر التاكسي، او الحافلة، وقد تأخرت عن موعدها؟
أليس فيك خصلة رديئة؟
أتحتج على زوجتك إذا ضايقتك بسماع إذاعات الراديو الصاخبة؟
أتستطيع غض النظر عن زوجتك وهي تغط في نومها دون أن توقظها؟
أتجلس على كرسي طبيب الأسنان دون أن تتذمر؟
أيمكنك ان تنتظر في ليلة باردة، بعد الموعد المضروب، صديقاً او صديقة مدة عشرين دقيقة؟
أتضحك وتقول "لا بأس" لمن يلطخ ثوبك الجديد بالحبر مثلا دون ما قصد؟
أتستطيع إذا دخلت أحد المخازن الكبرى ان تنتظر حلول دورك فلا تغضب وتثور إذا لم يتقدم منك احد الموظفين لتلبية طلبك؟
أيمكنك الابتسام للغرباء عندما تكون في حالة نفسية مضطربة لأسباب شخصية؟
أتستطيع الإصغاء بطول أناة إلى ثرثرة ألثغ الكن؟
أتستطيع كذلك أن تتمالك نفسك عن مساعدة هذا الألكن الثرثار فلا تحاول إتمام الكلمة التي بدأها ولم يقو على إكمالها؟
أتستطيع كبت قهقهة في غير محلها؟
أتقدر على حبس دموعك أمام مشهد مؤثر على الشاشة البيضاء؟
أتستطيع الاحتفاظ بالكأس في يدك إذا ما فاجأتك زوجتك بقبلة في عنقك؟
أيمكنك أن تنام نوما هادئا إذا كان عليك القيام بعمل خطير في اليوم التالي؟
أتبحث بطريقة منتظمة عن شيء أضعته؟
أتتحمل ملاحظة غير عادلة من صاحب العمل دون ان تفكر في الاستقالة؟
أتتمالك نفسك عن ضرب أطفالك؟
أتردد بتؤدة ولطف الكلام الذي تكون قد وجهته الى ولدك او الى شخص أخر لم يصغ إليك في بادئ الأمر؟
( تمرين 2 ) الراحة النفسية وعلاقتها بالعمل
( شخِص مرضك بنفسك )
وضعت الدكتورة ليديا غيبرسون لائحة بعشرين سؤالاً، تتيح لكل إنسان أن يعرف درجة حاجته الى العلاج النفساني الذي تقترحه، والدكتورة غيبرسون قد اختبرت علاجها النفساني مع نفسها قبل ان تقترح على "المرضى" استعماله. ولا نعلم بعد هل نجحت التجربة أم لا، ولكن المعروف ان هذه السيدة لا تدع فرصة يمكنها ان تجد فيها المرح والسرور تفوتها. فهي في حياتها وأعمالها اليومية عنوان المرح وخلو البال من جميع المشاغل الثانوية التي لا طائل تحتها.
الأسئلة:
- أتقضم أظافرك؟
- أتصاب بالملل والنرفزة بين وقت وآخر؟
- أيتصبب العرق من يديك وقدميك؟
- أتستهدف لفورات وثورات عصبية؟
- أتشعر بانقباض وعدم ارتياح إذا ما وجدت في حجرة مقفلة؟
- أتحلم أحلاما مزعجة؟
- أتجد صعوبة في معاشرة جيرانك والمحيطين بك، والحياة وإياهم؟
- أتؤثر فيك البروق والرعود؟
- أتشعر بالتعب والإعياء لدى قيامك؛ بأي عمل؟
- أتخشى تناول بعض ألوان الطعام دون مبرر منطقي؟
- أتستطيع الحياة في الأماكن المرتفعة أم يزعجك ذلك؟
- أتخجل من مقابلة الغرباء؟
- أتتردد كثيراً قبل ان تعزم على أمر ما؟
- أتبكي بسهولة ولأي سبب مهما يكن تافهاً؟
- أتصاب غالباً بالصداع؟
- أتميل الى اكتشاف ما يسوؤك في أحاديث جيرانك ومعارفك المحيطين بك، وتحمل كلامهم على غير محملة؟
- أتنفعل لدى أي انتقاد يوجه إليك؟
- أتجد صعوبة في الاستسلام الى الكرى؟
- أتعتقد ان الجميع يريدون بك سوءاً؟
- أتخاف من العتمة؟
و الآن، ذا لم تجب بنعم إلا عن خمسة أسئلة فحسب من الأسئلة العشرين المذكورة، فانك تكون من المتزنين عقلياً ونفسياً . ومن 6 "نعم" الى 10 تكون من الأناس المتوسطين من حيث التوازن العقلي. ومن 11 الى 15 تكون من الفئة التي تميل الى السهو والذهول بسبب الوساوس والأوهام التي لا تستند الى أي أساس, ومن 16 وما فوق تكون بحاجة ماسة الى العلاج النفسي.
تقويم ورشة العمل : العمل بروح الفريق ( في المؤسسات)
لغرض الإسهام في تطوير مثل هذه الورشات وتحقيق أكبر فائدة مرجوه، المرغوب منكم تعمير هذا التقويم، ولكم الشكر سلفاً:
الاسم ( لمن يرغب ) : ……………………………….المستوى العلمي:……………….……………
العمل: ……………………………….العمر: ………………………………………
7 6 5 4 3 2 1
* وأما القياس المستخدم فهو من 7 نقاط كالتالي:
جيد جداً جيد
|
1 |
2 |
4 |
5 |
6 |
7 |
* ضع إشارة x تحت الرقم الذي يمثل رأيك |
|
|
|
|
|
|
|
1. فكرة عمل دورة (ورشة عمل) حول روح الفريق |
|
|
|
|
|
|
|
2. مكان عقد الورشة (القاعة) / ترتيبها) |
|
|
|
|
|
|
|
3. زمان عقد الورشة (اليوم / الوقت) |
|
|
|
|
|
موقع الكاتب والأديب بكر أبوبكر |