القيادة والعمل بروح الفريق 3

القيادة والعمل بروح الفريق 3

       ولمزيد من التحسين في علاقة الأعضاء ( في الفريق ) معا ، ومع الآخرين من المناسب أن نتمثل المفاهيم والنقاط المطروحة في الأوراق المرفقة والتي بلورنا بعضها ( 2 و3 ) بالتجربة الخاصة وعبر الدورات ، والعلاقة مع الجماهير وهي :

·        تحسين الاتصالات ( الإصغاء) .

·        مبادئ الاتصال الجيد .

·        تطوير علاقاتك بالآخرين والتأثير فيهم .

 تحسين الاتصالات (الإصغاء) بين الأعضاء

       1-    أصغ بصبر لما يقوله الشخص الأخر حتى إذا كان قوله غير صحيحاً او ليس له علاقة بالمشكلة.

2-    حاول ان تتفهم المشاعر التي يريد الشخص الآخر التعبير عنها.

3-    إذا كان ذلك ضروريا صرح ثانية ( Restate ) بمشاعر الشخص الآخر بصورة مختصرة ودقيقة.

4-    السماح بالوقت الكافي للاستماع الى الشخص دون مقاطعة ما أمكن.

5-    تجنب الأسئلة المباشرة أو الجدل في المعلومات التي يسردها.

6-    في حالة الحاجة الى المزيد من المعلومات او الحقائق المتعلقة بنقطة معينة صرح بما قاله ثانية بصورة سؤال.

7-    اصغ الى الشيء الذي لم يقل – الذي تجنب الشخص المتكلم التصريح به.

8-    كن صادقا وصريحا في الإجابة إذا تبين أن الشخص صادقا في حاجته الى المشورة.

9-    عدم التورط عاطفيا في مشكلة الشخص الآخر بل حاول فهم المشكلة فقط.

10- عدم إبداء الرأي رأساً ومحاولة التأجيل ما أمكن حتى تتمكن من تقييم الوضع تقييما صحيحا.

 مبادئ الاتصال الجيد لعضو فريق العمل (المنظم) 

      1-    لا تقل: لا أعرف، اسأل، استفسر، تعلم، جرب.

2-    لا تقل: نسيت، استخدم مفكرة جيب (دفتر مواعيد).

3-    لا تقل: ليس عملي، فأنت مسؤول عن عملك والعمل ذو روح جماعية.

      4-    لا تقل أظن أو اعتقد، راجع المحضر او الوثائق او مفكرتك… الخ مسبقا.

      5-    لا تقل أنت مخطئ أو أنت لا تفهم قل أنا أرى كذا وكذا، او أنا لا افهم قصدك بالضبط، واحترم الرأي الآخر.

6-    لا تقل: ليس من صلاحياتي أو ليس من صلاحياتك، تأكد أولا أو قل دعنا نتأكد.

7-    لا تقل: هذه شكليات، غيرك يعتبرها جوهر.

8-    لا تقل: لا أقدر، حاول، جرب، تدرب، واستمر.

      9-    لا تقل: أنا بذلت جهودا اكثر من الآخرين… كل يبذل جهداً في مجاله.

10- لا تقل، لا اريد، اقبل التكليف ببهجة ومحبة وانضباط، وحاول.

      11- لا تقل: لا أسمعك، فلا تتحدث كثيرا، واستمع اكثر.

      12- لا تقل: لا يمكن، ابذل جهدا اكبر، انظر من زاوية اخرى.   

13- لا تسرف في اللوم والنقد، استخدم أسلوب (الشطيرة).

       14- لا تقل: افحمتك، او تتحدث بسخرية، او تكرر او تستخدم ألفاظا غير مألوفة، فالغرض من الحديث او النقاش هو اما الإقناع، او عرض الرأي او تحقيق الهدف بسلاسة.

       15- لا تقل: لا أعلم أين وصلت… تعود ان تراقب نفسك، وتتابع عملك.

16- لا تقل: ليس لدي وقت، نظم جدول أعمالك اليومي والأسبوعي، واحترم وقتك، ووقت الآخرين لتحقق أهدافك.

       17- لا تقل: لا امتلك شيئا، تبرع بمالك أو جهدك أو إيجابيتك أو دعمك المعنوي أو على الأقل لا تقل  إلا خيرا.  

  تطوير علاقاتك بالآخرين والتأثير فيهم .  

1-    عبر عن نفسك بالخلق القويم و بالعمل ( لا تسعى لإثارة إعجاب الآخرين بالاستعراض ، أو اختلاق القصص أو المبالغة ، أو الطعن ..)

2-    نادي أخاك بأحب الأسماء إليه ، وابدأ الآخرين بالسلام .

3-    أظهر الاهتمام بالناس وشؤونهم ، وقدم لهم يد العون ( قضاء الحوائج ، خدمتهم ،..).

4-    استعد للقاء الأول (الأرواح جنود مجندة …، الاستعداد النفسي والمادي )

5-    لا تخجل من توترك أمام الناس

6-    عفوا لم أسمعك ! (تعلم فن الإصغاء)

7-    حافظ على هدوءك ما أمكن ، ولاطف الصغار وتحمل الكبار.

8-    حافظ على ابتسامتك ، وأشع جو من التفاؤل .

9-    عمق من إيمانك وتعلم فن الصبر (التأمل، التخيل، الصلاة ، الصبر على الفرح ، الصبر على المصائب ، الصبر على الألم ، الدعاء ، )

10- أحب لأخيك ما تحب لنفسك

11- تفهم استجابات الآخرين (لغة الجسد)

12- آه الآن تذكرتك ؟! (اعمل على تقوية ذاكرتك بالمران والتركيز والقراءة

13- استخدم عبارات التقارب (من فضلك ،لو سمحت ، شكرا…)

14- احترم وقت الآخرين ، واحترم وقتك.

15- تعامل بعقل مفتوح ورحابة صدر (ناقش بهدوء ، حاور بثقة ، احترم الاختلاف …)

16- اعتذر عن أخطائك ، وتقبل نقد الآخرين بمودة .

17- تعامل بصدق ( ان لم تكن صريحا فلا تكن قاسيا ، لا تكذب …)

18- شارك الناس ( أفراحهم وأتراحم ، مرضهم وصحتهم ، …)

19- ادعم عوامل الثقة مع إخوانك وزملائك (المواقف ،التقارب، التعبير عن المشاعر ،الصديق وقت الضيق، …)

20- صن لسانك عن الأذى ( البعد عن التشاحن والتجسس والتباغض والغيبة... )  . 

الانضباط والالتزام 

يعرف الانضباط بأنه الاستجابة ( الواعية) للنظم واللوائح.

ويعرف الالتزام بأنه الإيمان بالقضية وفكر التنظيم وأهدافه وتحمل تبعات ذلك.

اما الانتماء فهو الإعزاز والنصرة والانتساب للتنظيم والولاء له ، وفي الانتماء اشتراك مادي ضمن الكيان في الروح والعمل والـتأثر والـتأثير. 

مظاهر الانضباط الجيد:

1-    تنفيذ نصوص النظام الأساسي واللوائح.

2-    التقيد بقرارات اللجان العليا.

3-    تنفيذ الأوامر بدقة وحماسة وروح معنوية عالية.

4-    تقيد المراتب الأدنى بالمراتب الأعلى تسلسلا وبتوجيهاتها.

5-    عدم مناقشة القضايا الداخلية خارج الجلسات.

6-    الابتعاد عن المزاجية والفردية في اتخاذ القرار.

7-    استثمار وقت العمل في العمل.

معنى الالتزام:

       وحول  الانضباط والالتزام يُراجع (على سبيل المثال) المادة 28 والمادة 29 من النظام الأساسي لحركة (فتح):

1. الإيمان بالقضية وغايات الحركة والاستعداد للتضحية.

2. التقيد بخط التنظيم السياسي.

3. التقيد بالبرنامج السياسي للحركة وقرارات المؤتمرات.

4. التقيد بقرارات الحركة والدفاع عنها.

       ولتحقيق الالتزام التنظيمي الكامل يتوجب تحقيق الالتزام الواعي لا الظاهري من خلال الالتزام الفكري والسلوكي والهيكلي.  

تحقيق الانضباط والالتزام :

       ويتم بتطبيق النظام الأساسي في حركة (فتح) مثالنا هنا وفي أي (فريق عمل) وعبر توضيح أهميته من خلال:

1. التوجيه والإرشاد.

2. المراجعة المستمرة للمهمات والتكليفات.

3. وضوح القرارات والتكليفات.

4. تطبيق النظام الأساسي واللوائح بعدالة وحزم.

5. تشجيع الأعضاء، وتحفيزهم، والإشادة بالأداء الجيد.

6. اتخاذ الإجراءات اللازمة حال الإخلال بالالتزام.

7. التقييم المستمر للأداء.

8. أن يكون المسؤول قدوة حسنة للأعضاء.

عدم تحقق الانضباط:

يستوجب ذلك من المسؤول ( أو القائد ) عمل الأمور التالية:

1. التحكم في انفعالاته.

2. التأكد من توفر كل الحقائق اللازمة لاتخاذ قرار المحاسبة.

3. التحدث مع العضو على انفراد، والاستماع لوجهة نظره.

4. ان يكون حازما وعادلا.

5. تأكيد الثقة في قدرة العضو على تجاوز الخطأ.

6. التقيد بخطوات المحاسبة حال فشل التوجيه او التنبيه والمحاسبة الشفوية او نتيجة كبر الجرم او تكراره، وبما يقع ضمن الاختصاصات.

مفهوم العمل بروح الفريق

تعريفات:

          الجماعة عبارة عن وحدة تتكون من مجموعة أفراد اثنان فاكثر بينهم تفاعل اجتماعي متبادل ، وعلى رأسه اللغة وعلاقات بسبب من وحدة الأهداف او العمل او الشعور أو المكان… الخ ، ويتحدد فيها للأفراد أدوارهم ومكانتهم، وتحكم الجماعة مجموعة من المعايير والقيم والأخلاق والرؤى .

        والجماعات الأولية كالأسرة والرفاق والقرية والعشيرة جماعات غير اختيارية بينما الجماعات الثانوية كالتنظيمات والنقابات والجيوش ( باستثناء التجنيد الإجباري) والمؤسسات عامة يكون الانتماء لها اختياريا ، ولها أهداف وغايات محددة وتلزم أعضائها بالفكر أو الأهداف والعمل المشترك والهياكل المحددة والانضباط للقوانين واللوائح التنظيمية.

          والفريق في تعريفنا هنا (عبارة عن مجموعة من الأعضاء – في تنظيم أو مؤسسة أو أي إطار معين مثلا – يعملون في مجالات تخصصية تعبر عن خبرات وإمكانيات ومواهب كل عضو في مجاله بغرض الوصول لأهداف المجموعة أو الفريق – والتي هي بالضرورة جزء من أهداف أو غايات التنظيم) ، والعمل بروح الفريق هو عمل هذه المجموعات التي قد تكون ممثلة بأي وحدة تنظيمية بدءاً من الخلية فالحلقة فالشعبة.. الخ (في حالة حركة فتح كمثال) أو ممثلة باللجان المنبثقة عن الأطر وخاصة القيادية او لجان الفعاليات كالندوات والدورات والمهرجانات.  

دورة العمل الجماعي:

          يتكون العمل الجماعي أو بروح الفريق للمجموعة من مهمات الأعضاء التي يتم القيام به بتصرفات أو سلوكيات تمكن من المحافظة على تماسك ووحدة المجموعة وتحقيق الأهداف معا من خلال توزيع (أدوار) العمل. 

        ومن الناحية المثالية فان كل مهمة من مهمات العمل تمر بمراحل أربعة هي:

1. المبادرة: وتعنى بتحديد او تعريف طبيعة المهمة.

2. تكوين الأفكار: وفيها تتولد الاحتمالات والخيارات والوسائل والخطط للوصول للهدف.

3. الحكم/ التطوير: وتتضمن تطوير الأفكار ، والطريق البديلة لإنجاز المهمة من المرحلة السابقة ، والهدف الأساسي للتطوير هذا هو محاولة إنجاح الأفكار.

4. الإنجاز: وتبدأ عندما يتم اختيار البديل او البدائل ووضعها موضع التنفيذ.

أدوار الفريق

          إن الدور ما هو إلا مجموعة من التصرفات التي تخدم غرض معين وحددها عدد من العلماء بثمانية أدوار ويمكن تصوير أفضل وصف لهذه الأدوار بواسطة الأهداف السائدة أو مهمات كل منها كالتالي:

1. القائد: يقوم بتحديد المهمة التي ستؤدى ، ويحث الآخرين على القيام بها.

2. رئيس الاجتماع: يقوم بتحديد الأشخاص للعمل في المهمات ويستخدمهم فيها.

3. المبدع/ المفكر: يقوم بتوليد الأفكار المبتكرة لطرق مباشرة المهمة ويقدم بدائل مختلفة.

4. المبتكر/ المجدد: يعمل على إيجاد الموارد في البيئة ويحدد فرص الإفادة منها ويلتقط الأفكار من (المبدع/ المفكر) ويجددها ويطورها.

5. المدير: يطور الخطط للإفادة من الأشخاص وحل النزاعات بينهم.

6. المنظّم: يقوم بتطوير الخطط للإفادة من الوقت والمال والموارد المادية وبما ينجح الأفكار.

7. المقيّم: يقوم بتحليل الحالات (المهمات) كما يقوم بإصدار الأحكام على البدائل والخطط والنتائج.

8. المنجِز: يقوم بمتابعة تنفيذ الخطط ويعطي اهتماما خاصا بالتفاصيل حتى إنجاز المهمة

9.    يلاحظ أنه يمكن لأي شخص في المجموعة أن يقوم بهذه الأدوار ، ومع ذلك فللأشخاص أولويات تتطور مع الوقت فقد يحب شخص ممارسة دور لاتفاقه مع شخصيته او قيمه .. الخ او يرفضه ، كما أن للطاقات وطبيعة القدرات الشخصية دور في تحديد الادوار.

10.  قد تتعارض الأدوار في طبيعتها وموقعها لتتقابل كالتالي:

11. - القائد مقابل المدير

12. - رئيس الاجتماع مقابل المنظّم.

13. - المبدع/ المفكر مقابل المقيّم

14. المبتكر/ المجدد مقابل المنجز .

كما يمكن ممارسة التشديد والضغط على اعضاء الفريق عندما:

•   يكون هناك نقص بالموارد اللازمة لبعض العمل الجماعي الهام في ذلك الوقت.

•   يتم إجبار الأعضاء على القيام بأدوار جماعية اقل تفضيلا او مرفوضة لديهم بسبب الافتقار لموارد افضل.

•   يتنافس الأعضاء الذين يتولون أدوار جماعية متعارضة

•   لحل تعارض الأدوار مثلا بين الإبداع والتقييم على الفريق تحديد المرحلة التي تمر بها المهمة.

  بناءاً على أولويات الفريق، من الممكن تقليل بعض الأدوار إلى الحد الأدنى مع ملاحظة أن بعض الأدوار تلقى اهتماما أكبر خلال بعض جوانب العمل الجماعي.

   إن فريق العمل كتجمع للأعضاء يجب عليهم التعاون معا للوصول للنجاح وتحقيق الأهداف من خلال قيامهم بأداء العمل مع بعضهم البعض ، وإلا فشل عمل الفريق إذا لم يكن هناك تناغم كامل بين اعضاء الفريق في الأدوار والمهمات.

المهمة التعاونية التساندية :

         يجب أن تتذكر دوما انك في إطار الفريق (اللجنة) لست لوحدك و إنما تعمل بمساهمة ومشاركة مع الآخرين، وأن أجمالي عملكم هو المطلوب… لذا اجعل مساهماتك، نشاطاتك،عملك تسانديا مع الآخرين الذين قد تبرز أدوارهم أو مواهبهم وقدراتهم أثناء الأداء.

1.  تعلم محاورة الآخرين ومناقشتهم بعقل مفتوح وعلى أرضية أهداف او بنود مسبقة.

2. حدد إمكانياتك وقدراتك، وبناء عليه قرر أين ستعمل (في أي لجنة/فريق/ إطار..) وماذا ستفعل؟

3. قرر كيف ستقوم بالأداء معتمدا على قدراتك والإمكانيات المتوفرة، وطبيعة الموقف.

4. ليكن واضحا لديك من مسؤولك او أنت مسؤول عن من.

5. احترم الوقت، ولا تتعامل معه باستهتار، فتتعود على إنجاز الأمور بدقة وفي وقتها.

6. أتح المجال للآخرين ليعبروا أو ليقوموا بالأعمال التي تتلاءم مع شخوصهم.

آلية اجتماع فريق العمل

•  يجب أن يكون هناك اسم محدد لفريق العمل (أو اللجنة) او (الإطار).

• -استخدام الاسم الأكثر سهولة، وتعبيرا عن مضمون العمل، والقابل للتذكر.

• حدد مكان اللقاء

• في بيت أحد الأعضاء، المسجد، المدرسة، النادي… الخ.

• حدد يوم الاجتماع ووقته (بالساعة والدقيقة).

• اترك وقتا مناسبا لوصول الأعضاء من أعمالهم.

• أنهِ الاجتماع في وقت مناسب.

• أعلن عن الاجتماع (عبر الوسائل المتاحة او المتفق عليها)

• الصحف، والإذاعة، ومحطات التلفزة المحلية.

• اللوحات، البيانات.

• بالاتصال المباشر.

• بالهاتف، أو البريد الإلكتروني .

• بالبريد العادي.

• انتظر من سيحضر، وابدأ العمل من هنا.

• إن الاجتماع يجب أن يتمتع باحترام الوقت، واحترام آراء الآخرين، والسماح لها بالتدفق بحرية ولكن باختصار.

• للاجتماع رئيس يدير الجلسة ومن الممكن أن يتغير في كل جلسة، ليضبط الوقت والحديث وعدم الخروج مما يجعل من الاجتماع اكثر انتاجية، وللتعويد على ذلك من الممكن ان يقود أمين سر ، منسق ، آمر (مسؤول اللجنة -الفريق) الاجتماع لمرة او اكثر.

• كما إن للاجتماع (مقررا) معني بكتابة ما يدور في الجلسة وخاصة ما يتعلق بالتكليفات والتوصيات، ويقوم بالاحتفاظ بها للاجتماع اللاحق في ملف خاص.

• من المناسب حين الاجتماع بفريق لأول مرة أن يتم (كسر الجليد) بتحقيق التعارف بين الحضور، وعليه لا بد من خلق جو صداقة وتعاون.

• يجب أن تكون (بنود محضر الاجتماع) واضحة مسبقا، خاصة لمسؤول فريق العمل او (الإطار) مما يساعده على تحديد الإطار العام للنقاشات فلا يفلت الزمام، ويسير الاجتماع بسلاسة.

• عمّق النقاشات، واجعل مجرى الحديث يتخذ منحى بناءاً، واعرض الأهداف المرجوة من عمل (الإطار/ الفريق) وحاول ان تقصر الآراء وتلخصها في فكرتين او فكرة يدعمها المجموع.

• كن واقعيا، واضعا نصب عينيك الإمكانيات المادية المتاحة، وقدرات الأعضاء.

• كن شجاعاً، ولا تبتئس ان قصر الأعضاء في الحضور أو لم يتحمسوا للالتزام بمتطلبات العمل بقوة، واطلب الدعم والمساعدة في ذلك او أعد اتصالاتك بالآخرين ممن لم يحضروا.

• ان من السهل ان تقوم بتعبئة الآخرين وتحريضهم ، ولكن من الصعب تأطيرهم وتنظيمهم في فريق او اطار، فلا تتوقع الكثير منذ البداية، فالتغييرات تحدث بالتدريج ولا بد ان تلحظ التغييرات الإيجابية شيئا فشيئا.

 الأدوار المحتملة داخل الاجتماع

 أمين السر ، المنسق ،(المسؤول) للإطار: ومهمته الرئيسية ان يعرض الأفكار العامة، وان يحصر تركيز الحضور في الموضوع المطروح في نفس الوقت ونفس الطريقة. يجب ان يستحضر أمين السر مسبقا بنود الاجتماع ويفكر بالطريقة الأمثل لتحقيق الأهداف. يجب أن يكون المسؤول غير محابي او مجافي لأحد بل (متعادلا) مع الجميع.

مدير الجلسة: وتتحدد مهمته او دوره بإعطاء الحديث بالدور للأفراد، وحصرهم في الوقت المقرر، ومنعهم من الخروج عن الموضوع او الهجوم على الآخرين (ومن الممكن ان يكون الدوران أعلاه لشخص واحد).

المقرر: ومهمته كتابة محضر الاجتماع ، وخاصة الاقتراحات والتكليفات/ ما هو التكليف؟ من سيقوم به؟ متى؟ بالإضافة للاحتفاظ بالمحضر في ملف معه أو مع أمين السر.

مدون الملاحظات: في بعض النقاشات، وخاصة التي تتميز بتوليد العديد من الأفكار أو الملاحظات من المناسب اختيار شخص متخصص بتدوين الملاحظات او الأفكار على اللوح الأسود أو على لوحة بيضاء كبيرة مما يساعد المجموعة على التركيز في المطلوب.

حارس الوقت: من الممكن ان يقوم مدير الجلسة (ضابط الجلسة) بهذه المهمة او يقرر لها شخص آخر يقوم بتذكير المجموع بالوقت المحدد لنقاش كل بند، وبوقت الاجتماع.

مراقب التوتر: بعض النقاشات أحيانا تصبح حادة بل وساخنة ، وعليها فان مراقب التوتر في الجلسة عليه ان يلفت انتباه الحضور حال اشتداد التوتر.

الأعضاء : وهم المشاركون النشطون في النقاشات في الاجتماع مع المذكورين اعلاه ( أو ضمنهم ) ، والملقى على عاتقهم جميعا ان يخرجوا باجتماع فعال ومنتج. والعضو يجب أن يحترم آراء وأفكار الأعضاء الآخرين ويحسن الإنصات اليها، ويجب ألا يتكلم إلا متى أعطى الأذن بالحديث. من المناسب أن يلاحظ الأعضاء أيضا أدوار الآخرين في الاجتماع ويذكروهم بذلك عند تجاوزهم لها.

جدول أعمال الاجتماع

• يجب أن تكون الأدوار للأعضاء في الاجتماع محددة. من هو رئيس الجلسة ومن هو المقرر… الخ.

• من المحبذ تعريف الحضور، والقادمين الجدد، والتثبت من نصاب الاجتماع (إن كان من الاجتماعات التنظيمية).

• يجب تحديد جدول الأعمال من حيث المواضيع/ الوقت المحدد لكل بند/ المتحدث بكل بند/ إجمالي الوقت المتاح/ آلية النقاش.

• من الممكن أن يتضمن جدول الاعمال البنود التالية:

• قراءة المحضر السابق، ومتابعة التكليفات السابقة.

• مواضيع المناقشة.

• استعراض التقارير والتوصيات.

• موقع الكاتب والأديب بكر أبوبكر